Datenschutzerklärung
Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO · Stand: 5. September 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Florian Bedrich, Böhmerwaldstr. 28, 94469 Deggendorf
Für Anfragen zum Datenschutz: Florian.Bedrich@rail2.de / +49 152 520 647 10
Weitere Angaben zum Anbieter im Impressum.
2. Datenschutzbeauftragter
Florian Bedrich
3. Geltungsbereich
Diese Erklärung gilt für die Anwendung „Adler" einschließlich der mobilen Zeiterfassung und der zugehörigen Android-App. Betroffene Personen sind ganz überwiegend die Beschäftigten und Beauftragten des Verantwortlichen, die mit der Anwendung geplant, erfasst und abgerechnet werden, sowie die Beschäftigten des Büros, die sie bedienen. Die Anwendung ist nicht öffentlich zugänglich; jeder Zugang setzt ein persönliches Benutzerkonto voraus.
4. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Personaleinsatz- und Dienstplanung (Schichten, Anträge, Arbeitsrhythmus, Vertretungen) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG — Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses |
| Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitnachweis (auch mobile Zeiterfassung/Schichtberichte) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 16 Abs. 2 ArbZG — gesetzliche Aufzeichnungspflicht |
| Abrechnung der erbrachten Leistungen gegenüber den Auftraggebern sowie Grundlage der Lohnabrechnung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB |
| Nachweis von Qualifikationen, Tauglichkeit und Streckenkenntnis für den Einsatz im Eisenbahnbetrieb | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. TfV/EBO; Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG |
| Überwachung der Höchstüberlassungsdauer bei Arbeitnehmerüberlassung | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 1 Abs. 1b AÜG |
| Zugangssicherung, Protokollierung von Änderungen und Nachvollziehbarkeit der Nutzung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und revisionssicherer Nachvollziehbarkeit |
5. Kategorien verarbeiteter Daten
- Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Wohnort, Eintritt/Austritt, Beschäftigungsmodell)
- Profilfoto
- Arbeitszeit- und Planungsdaten (Dienste, Abwesenheiten, Anträge, Verschiebungen, Arbeitsrhythmus, Wochenstatus)
- Mobile Zeiterfassung (Schichtberichte mit Zeiten, Orten, Zugnummern) und daraus abgeleitete Abrechnungsdaten
- Arbeitszeitkonto (Monatsabschlüsse, Startwerte, Zuschläge)
- Qualifikationen, Nachweise und deren Belege — darunter Gesundheitsdaten (Tauglichkeit, psychologische Eignung, Art. 9 DSGVO)
- Streckenkenntnis und GPS-Streckenaufzeichnung (Fahrten mit Start/Ziel und Zeiten; rohe Wegpunkte werden bei Fahrtende sofort gelöscht)
- Daten zur Arbeitnehmerüberlassung (Einsatzzeiträume je Entleiher, Unterbrechungen)
- Kommunikation (Hinweise, Mitteilungen, Erinnerungen zu ablaufenden Nachweisen)
- Zugangs- und Protokolldaten (Anmeldungen inkl. der dabei festgehaltenen Client-Adresse, Gerätesignatur, Änderungshistorie) — ohne rohen User-Agent; Anmelde-Adressen bleiben 12 Monate im Audit-Log und werden in dieser Auskunft mitgeliefert
Gesundheitsdaten
Ein Teil dieser Daten gehört zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO: Krank-Einträge im Dienstplan sowie die Nachweise über Tauglichkeit und psychologische Eignung, die für den Einsatz im Eisenbahnbetrieb vorgeschrieben sind. Sie werden ausschließlich auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG verarbeitet, nur den dafür berechtigten Personen im Büro angezeigt und mit kürzeren Löschfristen geführt als die übrigen Daten (siehe Abschnitt 11). In Übersichten für Auftraggeber erscheinen sie nicht.
Standortdaten der Streckenaufzeichnung
Die Aufzeichnung der Streckenkenntnis erfasst während einer Fahrt Standortpunkte des Geräts. Sie dient allein dem Nachweis, welche Streckenabschnitte befahren wurden. Die einzelnen Wegpunkte werden dabei nicht dauerhaft gespeichert: Sie werden bei Fahrtende sofort zu Streckenabschnitten verdichtet und im selben Vorgang gelöscht (spätestens nach zwei Tagen, wenn eine Fahrt technisch nicht ordnungsgemäß beendet wurde). Erhalten bleiben nur Fahrt, Zeitraum, Start und Ziel sowie die befahrenen Abschnitte. Die Aufzeichnung läuft nur während einer ausdrücklich gestarteten Fahrt und nicht im Hintergrund darüber hinaus.
6. Herkunft der Daten
- unmittelbar von der betroffenen Person (Anmeldung, Anträge, mobile Zeiterfassung, GPS-Aufzeichnung, hochgeladene Belege)
- durch das Büro im Rahmen der Planung und Abrechnung erfasst
- aus vorgelegten Nachweisdokumenten (Führerschein, Bescheinigungen, ärztliche Bestätigungen)
7. Empfänger
Auftraggeber (Eisenbahnverkehrsunternehmen), für die Leistungen erbracht werden — Leistungsnachweise und Abrechnungen; IT-Dienstleister für Betrieb und Wartung dieser Anwendung als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
Eine Übermittlung an andere Stellen findet nicht statt, soweit sie nicht gesetzlich vorgeschrieben ist (etwa gegenüber Finanzbehörden, Sozialversicherungsträgern oder Aufsichtsbehörden) oder im Einzelfall zur Rechtsverfolgung erforderlich wird.
Hosting
Ionos GmbH, Montabauer
8. Eingebundene Dienste Dritter
Die Anwendung bindet keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Fehlerberichtsdienste ein. Es sind keine Zählpixel, keine Werbenetzwerke, keine sozialen Netzwerke und keine Schriftarten oder Programmbibliotheken von fremden Servern eingebunden; alle Programmteile werden vom eigenen Server ausgeliefert. Verbindungen zu Dritten entstehen ausschließlich in den folgenden, fachlich notwendigen Fällen:
- Kartenansicht der Streckenkenntnis: Die Kartenkacheln werden AUSSCHLIESSLICH serverseitig abgerufen und zwischengespeichert (nicht mehr unmittelbar durch den Browser der Nutzerin/des Nutzers) — vom eigenen Server für die Grundkarte bei tile.openstreetmap.org (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich) und für das Bahnstreckennetz bei tiles.openrailwaymap.org (OpenRailwayMap, ein ehrenamtliches Projekt auf Basis von OpenStreetMap-Daten). Die IP-Adresse des aufrufenden Geräts gelangt dadurch nicht mehr zu diesen Diensten, nur die IP-Adresse des eigenen Servers beim (seltenen, zwischengespeicherten) Nachladen einer Kachel. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — das berechtigte Interesse an einer nachvollziehbaren Darstellung der Streckenkenntnis. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
- Abgleich der Betriebsstellen (Overpass-API, OpenStreetMap-Daten): Diese Abfragen stellt ausschließlich der Server, nicht der Browser. Übertragen werden nur Kartenausschnitte zur Suche nach Bahnhöfen und Betriebsstellen — keine personenbezogenen Daten, keine IP-Adressen von Nutzerinnen und Nutzern.
- Kilometer- und Fahrzeitermittlung (openrouteservice, HeiGIT gGmbH, Heidelberg): Ebenfalls ausschließlich serverseitig. Übertragen werden die Orts- bzw. Koordinatenangaben von Start und Ziel einer Leistung, um eine Streckenlänge vorzuschlagen — ohne Namen, ohne Personalbezug und ohne IP-Adressen von Nutzerinnen und Nutzern.
- E-Mail-Versand: Benachrichtigungen, Einladungen und Erinnerungen versendet der Server über den konfigurierten Mailserver des Verantwortlichen. Übertragen werden dabei die E-Mail-Adresse der empfangenden Person und der Inhalt der jeweiligen Nachricht.
9. Cookies und Speicherung auf dem Endgerät
Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speicherungen verwendet. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): jede der folgenden Speicherungen ist unbedingt erforderlich, um den ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Es findet keine Reichweitenmessung und keine geräteübergreifende Wiedererkennung statt.
| Bezeichnung | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
blok.sid (Cookie) |
Anmeldung: verknüpft den Browser mit der angemeldeten Sitzung. Ohne dieses Cookie ist keine Nutzung möglich. | Ende der Sitzung, spätestens nach 12 Stunden ohne Nutzung, in jedem Fall nach 7 Tagen |
umsatz_verdeckt (Cookie) |
Merkt die selbst gewählte Einstellung, ob Geldbeträge auf dem Bildschirm verdeckt angezeigt werden. Enthält nur „0" oder „1" und keinen Personenbezug. | 1 Jahr, jederzeit über die Schaltfläche in der Anwendung umschaltbar |
| Zwischenspeicher der mobilen Zeiterfassung (IndexedDB) | Hält begonnene Schichtberichte auf dem Gerät, damit ohne Netzverbindung weitergearbeitet werden kann und keine Eingabe verloren geht. | bis zur erfolgreichen Übertragung an den Server |
| Anwendungsspeicher (Service Worker) | Legt die Programmdateien der Oberfläche ab, damit die Anwendung auch bei schlechter Verbindung startet. Inhalte aus der Schnittstelle (Pläne, Anträge, Nachweise) werden ausdrücklich nicht abgelegt. | bis zum nächsten Programmstand oder zum Leeren der Browserdaten |
10. Protokolldaten
Die Anwendung selbst speichert keine IP-Adressen und keinen vollständigen Browserkennungstext. Festgehalten werden bei einer Anmeldung nur die abgeleitete Geräteart (Rechner, Tablet oder Mobiltelefon nebst Plattform und Browserfamilie) sowie der Zeitpunkt des letzten Zugriffs — damit die betroffene Person nachvollziehen kann, welche Geräte auf ihr Konto zugreifen. Änderungen an Plandaten werden mit Name des Bearbeiters, Zeitpunkt und Vorgang protokolliert (Änderungshistorie).
Auf dem vorgelagerten Webserver fallen zusätzlich technisch bedingte Zugriffsprotokolle an (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge). Sie dienen ausschließlich dem sicheren Betrieb sowie der Störungs- und Angriffserkennung, werden nicht mit den Benutzerkonten zusammengeführt und spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
11. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nach festen Fristen automatisch gelöscht (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Die Fristen ergeben sich aus den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten — insbesondere § 147 AO, § 257 HGB und § 16 Abs. 2 ArbZG — und laufen jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Gesundheitsbezogene Daten werden deutlich früher gelöscht als die übrigen. Ein täglicher Lauf im Programm setzt das selbsttätig um:
| Daten | Löschfrist |
|---|---|
| Krank-Einträge (Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO) | Ende des Kalenderjahres, das auf das Jahr des Eintrags folgt |
| Dienste, Hotel, Schulung, Bereitschaft, Urlaub, FZA, Wunschruhe | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Eintrags (§ 147 AO, § 257 HGB, § 16 Abs. 2 ArbZG) |
| Anträge (Urlaub/Wunschruhe) | zusammen mit dem zugehörigen Eintrag (10 Jahre ab Jahresende) |
| Wochenstatus (Freigaben, Bestätigungen, Erinnerungen) | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Woche |
| AÜG-Überlassungsdaten (Unterbrechungen/Resets je Fahrer+EVU) | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Nachweise mit Gesundheitsbezug (Tauglichkeit, psychologische Eignung – Art. 9 DSGVO) | Ende des Kalenderjahres, das auf das Jahr des Gültigkeitsdatums folgt |
| Übrige Nachweise (Tf-Schein, Zusatzbescheinigung, BR-Überprüfung, Simulator, …) | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Gültigkeitsdatums |
| Zugestellte Hinweise und offene Sammelmeldungen | 12 Monate |
| Änderungshistorie (Audit-Log, inkl. Anmelde-Adresse) | 12 Monate |
| Web-Push-Abonnements | bis Widerruf oder Löschantrag (kein Beleg; mit dem Zugang weg) |
| GPS-Streckenfahrten (Zug, Start/Ziel, Zeiten, ohne Rohdaten) | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Fahrt |
| Rohe GPS-Wegpunkte einer laufenden Fahrt | sofort nach Fahrtende; spätestens 2 Tage bei nicht ordnungsgemäß beendeter Fahrt |
| Streckenkenntnis (letzte Befahrung je Abschnitt, für die Landkarte) | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der letzten Befahrung |
| Nachweis-Dokumente mit Gesundheitsbezug (Datei-Scan, Art. 9 DSGVO) | Ende des Kalenderjahres, das auf das Jahr des Uploads folgt |
| Übrige Nachweis-Dokumente (Datei-Scan) | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Uploads |
| Profilfoto | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Uploads |
| Mobile Zeiterfassung/Tätigkeits-Log (Schichtberichte: Zeiten, Orte, Zugnummern) | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Erfassung (gleiche Frist wie übrige Arbeitszeitdaten) |
12. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung, soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (siehe Speicherdauer) (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit — diese Auskunft ist als JSON und CSV maschinenlesbar abrufbar (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Auskunft und Löschung sind in dieser Anwendung eingebaut: Das Büro kann zu jeder Person eine vollständige Auskunft nach Art. 15 DSGVO erstellen und als PDF, JSON oder CSV ausgeben (JSON und CSV erfüllen zugleich die Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO) sowie ein Löschersuchen nach Art. 17 DSGVO ausführen. Wenden Sie sich dazu formlos an die oben genannte Kontaktadresse; ein bestimmtes Formular ist nicht nötig. Wir beantworten Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Wo einer Löschung eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht, werden die Daten nicht gelöscht, sondern anonymisiert: Name und Kontaktdaten werden dauerhaft entfernt, die kaufmännisch aufzubewahrenden Zahlen bleiben ohne Personenbezug erhalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
13. Beschwerderecht
Sie können sich unbeschadet anderer Rechtsbehelfe bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist:
DSGVO Deutschland (Platzhalter)
14. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO statt. Die Anwendung berechnet Werte und zeigt Warnungen (z. B. zu Ruhezeiten, ablaufenden Nachweisen oder der Höchstüberlassungsdauer); jede Planungs-, Abrechnungs- und Personalentscheidung trifft eine Person im Büro.
15. Datensicherheit
Zum Schutz der Daten sind unter anderem folgende Maßnahmen eingerichtet (Art. 32 DSGVO):
- verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS) mit erzwungener Weiterleitung auf die gesicherte Verbindung
- persönliche Benutzerkonten mit gehashten Passwörtern (bcrypt); Passwörter werden nie im Klartext gespeichert oder protokolliert
- rollen- und rechtebasierter Zugriff: Lokführerinnen und Lokführer sehen ausschließlich ihre eigenen Daten, sensible Bereiche (Gesundheitsdaten, Abrechnung) sind zusätzlich eigenen Berechtigungen vorbehalten
- automatische Abmeldung nach 12 Stunden ohne Nutzung und spätestens nach 7 Tagen
- Schutz gegen Anmeldeversuche in Serie (Sperre nach wiederholten Fehlversuchen) sowie gegen seitenübergreifende Anfragefälschung (CSRF)
- keine Zwischenspeicherung personenbezogener Antworten im Browser-Cache
- protokollierte Änderungshistorie und tägliche, automatische Löschläufe
16. Pflicht zur Bereitstellung
Die Verarbeitung der Plan-, Arbeitszeit- und Nachweisdaten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich. Ohne diese Daten können Einsätze nicht geplant, Arbeitszeiten nicht nachgewiesen und Leistungen nicht abgerechnet werden. Eine Einwilligung ist dafür nicht Grundlage und wird nicht eingeholt; die Verarbeitung beruht auf den in Abschnitt 4 genannten gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen.
17. Änderungen dieser Erklärung
Diese Erklärung wird angepasst, sobald sich die Verarbeitungen in der Anwendung ändern. Es gilt jeweils die hier abrufbare Fassung; Stand ist 5. September 2026.